Informations Pratiques

CONTACTS 

Laurence Proust, chargée de projets : laurence.proust@escapades.fr / 02 38 54 73 32
Tiphany Déchard, forfaitiste expérimentée et chargée de promotion : tiphany.dechard@escapades.fr / 02 38 54 73 35

REUSSIR SA CONVENTION

Nous devons recevoir votre inscription avant le 01 mars 2023 accompagnée du 1er acompte.
Au-delà du 01 mars 2023, vous pourrez continuer à vous inscrire en fonction des places d’avion et des chambres disponibles. Seules les demandes d’inscription accompagnées du chèque d’acompte correspondant seront prises en compte. Attention: après cette date, vous ne pourrez plus bénéficier du tarif groupe aérien négocié et votre réservation sera effectuée au tarif individuel disponible.
Le nouveau prix du voyage vous sera alors proposé. C’est le Siège du Lions Clubs International qui fixe de manière stricte: • Les délais de réservation, d’inscription et de paiement. • L’attribution du logement pendant la Convention (affectation des chambres dans les hôtels sélectionnés pour la délégation française). • Les prix des hôtels de la Convention. • Le droit d’inscription à la Convention (hospitality book): 175 USD par personne jusqu’au 13 janvier 2023, 250 USD par personne jusqu’au 30 juin 2023 et 325 USD par personne sur place.
Le DM 103 qui fixe en outre les conditions suivantes: • Le prix des voyages proposés pour la Convention internationale doit inclure tous les frais inhérents à la préparation et à la réalisation de ces voyages, notamment frais de traitement et d’envoi des dossiers, encadrement et assistance sur place pour les différentes manifestations de la délégation. • Les prix des services fournis pendant la Convention sont soumis à l’approbation du Conseil des gouverneurs, l’agence ne prenant aucun bénéfice sur ces services. • Le calcul du prix des voyages a été fixé sur une parité monétaire de
1$ = 1,030626€ et sur la base d’un minimum de vingt-cinq participants sur les excursions et extensions touristiques. À noter: un possible surcoût lié au coût du carburant et des taxes d’aéroport, de sécurité.

DÉCOUVREZ LES USA

Vous souhaitez une excursion et /ou extension en totale liberté n’hésitez pas à contacter l’agence Escapades, nous pourrons créer votre programme sur-mesure.

INFORMATIONS

• A réception de votre inscription, vous recevrez votre premier bulletin d’informations
• Le 01 mars 2023 : clôture des inscriptions. A cette date l’ensemble des inscriptions doit être transmis au siège International.
• Fin avril 2023, nouvel envoi reprenant les informations sur Boston, sur la préparation au déplacement, sur la tenue pour la Parade, sur le programme détaillé de la Convention.
• Début juin 2023, vous recevrez la facture définitive reprenant l’ensemble des prestations que vous avez souscrites. La facture sera à régler en totalité dans les meilleurs délais avant le 07/07/2023.
• Fin- juin 2023, vous recevrez votre carnet de voyage, comprenant le programme détaillé de la Convention, les informations concernant vos vols, votre séjour dans les hôtels, une documentation sur les régions visitées, des étiquettes bagages.

FORMALITÉS

Les personnes titulaires d’un passeport électronique ou biométrique peuvent bénéficier du programme d’exemption de visa (VWP) qui permet aux ressortissants français d’accéder au territoire américain sans visa, mais avec une autorisation électronique de voyage (ESTA). Le ressortissant français qui se rend aux États-Unis par la voie aérienne doit obligatoirement solliciter, via Internet, une autorisation électronique de voyage avant le départ (Electronic System for Travel Authorization – ESTA). L’ESTA peut être obtenue en répondant aux questions posées sur le site Internet
(multilingue), seul site habilité par les autorités américaines et permettant un paiement en ligne par carte bancaire. Le formulaire est à renseigner en langue anglaise, mais les instructions sont disponibles en langue française. La demande d’autorisation peut être déposée à tout moment avant le voyage. On recommande cependant d’effectuer cette formalité au moins 72 heures avant le départ.

Les voyageurs qui se sont rendus en Iran, Irak, Syrie, Libye, Somalie, Yémen ou au Soudan depuis le 1er mars 2011 et les personnes ayant la nationalité iranienne, irakienne, soudanaise ou syrienne ne peuvent pas bénéficier du régime d’exemption de visa.
Ces personnes doivent solliciter un visa B1/B2 valable, selon les cas, plusieurs années auprès des autorités diplomatiques et consulaires américaines. Compte tenu des délais de délivrance, il est recommandé d’anticiper ces démarches qui peuvent prendre plusieurs semaines. Les voyageurs qui se sont rendus à Cuba depuis le 12 janvier 2021 ou qui désirent y voyager avant un séjour aux Etats-Unis ne peuvent pas bénéficier du régime de l’ESTA et doivent obligatoirement faire une demande de visa auprès d’un consulat américain avant d’entreprendre un voyage aux Etats-Unis, et ce, même s’ils bénéficient d’un ESTA précédemment approuvé, sous peine de voir celui-ci annulé par les agents de la police aux frontières (Customs and Border Protection) lors de l’entrée sur le sol américain, ou de faire l’objet une décision de refus d’embarquement.

SANTÉ

Depuis le 8 novembre 2021, les voyageurs de 18 ans et plus à destination des États-Unis par voie aérienne doivent obligatoirement présenter une preuve de vaccination complète contre le Covid-19 pour être autorisés à embarquer.
Par ailleurs, tous les voyageurs devront remplir, avant de voyager, une attestation relative à leur statut vaccinal.

Il est vivement recommandé de consulter régulièrement le site de l’ambassade des États-Unis en France,
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/etats-unis/#entree, https://www.traveldoc.aero/
Formalités ressortissants étrangers : se renseigner auprès des autorités compétentes.

Formalités et santé sous réserve de modification jusqu’au jour du départ.